Les factures jouent plusieurs rôles clés dans plusieurs domaines. Elles officialisent une transaction commerciale, servent de justificatif comptable et fiscal, et prouvent la validité d’une transaction en cas de litige. D’où la nécessité de les conserver. Mais dans un monde de plus en plus numérique, savoir combien de temps conserver ses factures en France peut sembler anodin, mais c’est une question essentielle pour éviter des ennuis administratifs, juridiques ou fiscaux. En tant que particulier ou professionnel, découvrez dans cet article, les délais légaux de conservation selon le type de document. Voici tout ce qu’il faut savoir pour trier vos papiers sans risquer de les jeter trop tôt.
Sommaire
Pourquoi faut-il conserver ses factures ?
Les factures ne sont pas de simples preuves d’achat. Elles peuvent être demandées en cas de litige, de contrôle fiscal ou pour faire valoir une garantie. Les délais de conservation varient selon :
- le type de bien ou de service concerné ;
- le statut de la personne (particulier ou professionnel) ;
- les règles fiscales ou juridiques en vigueur.
Conserver vos factures pendant la durée minimale légale vous protège et vous évite des démarches longues et coûteuses si un problème survient.
Quel est le délai de conservation des factures pour les particuliers ?
Le délai de conservation des factures lorsque vous êtes un particulier dépend dans un premier du type de facture. S’il s’agit des factures d’électricité, de gaz, d’eau, téléphone, internet, la durée légale de conservation est de cinq (05) ans. Ces factures servent à prouver le paiement des abonnements et peuvent être réclamées par les fournisseurs en cas de litige.
En ce qui concerne les factures de travaux immobilier dans un logement, vous devez les conserver au moins pendant 10 ans. En effet, en lien avec la garantie décennale, ces factures doivent être conservées en cas de problème de construction ou de rénovation.
Quant aux factures d’achat de biens (électroménager, informatique, etc), elles servent à faire valoir la garantie légale de conformité. Vous devez donc les conserver pendant au moins deux (02) ans contre trois (03) à cinq (05) ans pour des factures liées à un logement (loyer, charges, assurance habitation). De façon précise la durée légale de conservation pour :
- le loyer est de 3 ans ;
- les charges de copropriété est de 5 ans ;
- l’assurance : 2 ans après l’événement lié au contrat.
Délai de conservation des factures : quid des professionnels ?
Les entreprises, auto-entrepreneurs ou professions libérales ont des obligations plus strictes. En effet, la durée de conservation des factures d’auto-entrepreneurs ou d’un dentiste qui justifient les opérations dans leur domaine professionnel est plus longue. cette durée est de 10 ans pour :
- les factures clients et fournisseurs ceci à partir de la clôture de l’exercice comptable. Elles peuvent être exigées lors d’un contrôle fiscal ;
- les documents comptables et pièces justificatives, Cela inclut livres, bilans, journaux, etc.
Peut-on conserver les factures en version numérique ?
Oui, la numérisation des documents est autorisée en France, à condition que les fichiers soient lisibles, datés et non modifiables. Une facture de transaction financière scannée ou reçue par e-mail a la même valeur qu’un document papier, sous réserve de respecter certaines normes de conservation électronique (PDF, stockage sécurisé, etc.).
Que risque-t-on si on jette une facture trop tôt ?
En cas de litige avec un fournisseur, un artisan, un assureur ou l’administration, ne pas être en mesure de fournir une facture peut jouer en votre défaveur. Vous pourriez :
- perdre une garantie ;
- ne pas être remboursé ;
- subir un redressement fiscal.
Conserver ses factures, c’est donc aussi une question de prudence légale.
En définitive, combien de temps faut-il conserver ses factures en France ? Tout dépend de leur nature. De 2 à 10 ans selon les cas, mieux vaut adopter une organisation rigoureuse pour éviter tout oubli. Un simple dossier physique ou numérique bien classé peut vous éviter bien des tracas. Et pour plus de sécurité, n’hésitez pas à opter pour la dématérialisation certifiée.
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